Инструкция по работе с системой электронного документооборота исполнительных органов государственной власти ульяновской области общие положения




НазваниеИнструкция по работе с системой электронного документооборота исполнительных органов государственной власти ульяновской области общие положения
страница1/4
Дата28.08.2012
Размер0.49 Mb.
ТипИнструкция по работе
  1   2   3   4


УТВЕРЖДАЮ


Руководитель аппарата
Правительства Ульяновской области



___________________С.В.Опёнышева


_____ ______________________2009 г.


ИНСТРУКЦИЯ

ПО РАБОТЕ С СИСТЕМОЙ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ



  1. Общие положения



    1. Настоящая Инструкция определяет принципы построения и правила совместного использования системы электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Ульяновской области (далее - СЭД).

      1. В СЭД исполнительных органов государственной власти Ульяновской области могут осуществлять электронный документооборот: Правительство Ульяновской области, исполнительные органы государственной власти Ульяновской области, органы местного самоуправления Ульяновской области, иные организации, подведомственные Правительству Ульяновской области. Указанные организации далее по тексту именуются организациями, подключенными к СЭД.

    2. Требования настоящей Инструкции обязательны для сотрудников Правительства Ульяновской области (далее Правительства области), исполнительных органов государственной власти Ульяновской области (далее ИОГВ).

    3. Вновь принятые на работу сотрудники должны быть ознакомлены с Инструкцией руководителями ИОГВ и структурных подразделений Правительства области.

    4. Инструкция не распространяется на порядок работы с секретными документами, документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

    5. Ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях Правительства области возлагается на руководителей этих подразделений, а в ИОГВ – на руководителей этих ИОГВ.

    6. Ответственность за использование СЭД в структурных подразделениях Правительства области возлагается на ответственных за делопроизводство этих структурных подразделений.

    7. Ответственность за использование СЭД в ИОГВ возлагается на ответственных за делопроизводство этих ИОГВ.

    8. Методическое руководство организацией электронного документооборота и контроль соблюдения требований настоящей Инструкции осуществляет подразделение, уполномоченное по внедрению, сопровождению и развитию СЭД.

    9. За общую работоспособность системы и настройку доступа к документам отвечает администратор СЭД.



  1. Общие принципы работы СЭД



    1. Общая структура СЭД



      1. СЭД организована на серверной информационной платформе Lotus Notes Domino и прикладном программном обеспечении CompanyМedia.

      2. Все данные, циркулирующие в СЭД, обрабатываются централизованно на сервере Правительства области.

      3. Программное обеспечение СЭД CompanyMedia включает в себя модули:

  • Делопроизводство;

  • Контроль заданий;

  • Оперативные поручения;

  • Отчёты;

  • Уведомления;

  • Ознакомления;

  • Согласования;

  • Списки рассылки;

  • Портал;

  • Система оповещений «Notka».

      1. Модуль «Делопроизводство» включает в себя базы данных «Входящие», «Исходящие», «Внутренние», «Распорядительные», «Обращения».

      2. Каждый из перечисленных модулей использует общую инфраструктуру СЭД, которая в свою очередь состоит из справочников, служебных сервисов и модулей администрирования.

      3. В состав системы входят справочники общего пользования: «Структура организации», «Справочник организаций», «Номенклатура дел», «Списки рассылки».

      4. К служебным сервисам относится базы данных «Ознакомления» и «Согласования», которые содержат соответственно листы ознакомления и согласования.

      5. База данных «Уведомления» содержит сообщения пользователю о появлении новых документов, поручений, отчётов, касающихся данного пользователя. Оповещение происходит путём появления всплывающего окна «Notka» со списком документов, нуждающихся в обработке. В базе данных «Уведомления» содержатся только те сообщения, которые поступили за последние 2 недели.

      6. Модуль «Контроль заданий» обобщает информацию о ходе исполнения всех заданий, поставленных на контроль.

      7. Модуль «Отчёты» предназначен для формирования статистических и аналитических отчётов, вывода бланков на бумагу.

      8. Модуль «Портал» отображает документы пользователя системы с разбивкой по категориям документов и их статусу. Модуль «Портал» является точкой доступа к основным сервисным и делопроизводственным базам данных.

      9. Для делопроизводственных баз данных «Входящие», «Исходящие», «Внутренние», «Распорядительные», «Обращения» на каждый год создаётся новый экземпляр, что отражается в имени базы данных.



    1. Базы данных и виды регистрируемых документов



      1. Документы разных видов регистрируются в разных базах данных:

  • В базе данных «Входящие» регистрируются входящие документы, поступившие в адрес организации, подключенной к СЭД;

  • В базе данных «Внутренние» регистрируются документы, циркулирующие внутри организации, подключенной к СЭД;

  • В базе данных «Исходящие» регистрируются документы, направляемые из организаций, подключенных к СЭД в адреса других организаций и граждан;

  • В базе данных «Распорядительные» регистрируются Законы Ульяновской области, организационно-распорядительные документы, изданные в организации, подключенной к СЭД., протоколы заседаний и совещаний организации.

  • В базе данных «Обращения граждан» регистрируются обращения граждан, поступившие в организацию, подключенную к СЭД.



    1. Взаимодействие организаций, подключенных к СЭД



      1. Все организации подключаются к единой СЭД Правительства области и считаются одной «системной организацией» под общим названием «Органы власти Ульяновской области».

      2. Объединение организаций в «системную организацию» выражается в том, что:

  • все данные хранятся и обрабатываются на одном сервере;

  • все организации, подключенные к единой СЭД, используют общие информационные справочники «Структура организации», «Справочник организаций», «Номенклатура дел», «Списки рассылки», имеющие разделы для каждой организации;

  • сотрудники организации, подключенной к единой СЭД, включаются в справочник «Структура организации» под общим названием «Органы власти Ульяновской области»;

      1. Разделение документов и полномочий между организациями, подключенными к СЭД, выражается в том, что:

  • каждый документ регистрируется с указанием регистрирующей организации;

  • правила нумерации документа формируются каждой организацией самостоятельно;

  • статистические и аналитические отчеты формируются по документам, отнесённым к указанной организацией;

  • доступ к документам устанавливается с учётом организации, зарегистрировавшей документ.

      1. Пользователи любой организации, подключенной к СЭД, могут направлять документы любым пользователям, подключенным к СЭД. При этом указывается фамилия получателя, а не название организации.

      2. Документы могут быть направлены разными способами:

  • как исходящие документы с указанием фамилии адресата;

  • как резолюции по документу с указанием фамилии исполнителя;

  • по списку рассылки с указанием фамилий;

  • по листу ознакомления с указанием фамилий;

  • как отчёт об исполнении документа или резолюции;

  • как оперативное поручение с указанием фамилии исполнителя.



    1. Группы участников документооборота



      1. Сотрудники ИОГВ и Правительства области, принимающие участие в документообороте, подразделяются на группы, на основе их функциональных обязанностей. Основные группы участников и их функции перечислены в таблице №1.

Таблица 1. Группы участников документооборота.



Группа сотрудников

Основные функции в СЭД

1

Делопроизводитель организации

Регистрация и рассылка документов, зарегистрированных в организации. Отнесение документа в дело.

2

Делопроизводитель структурного подразделения организации

Обработка и контроль прохождения документов, зарегистрированных делопроизводителем организации и отнесённых к структурному подразделению.

Внесение проекта электронной карточки документа, направление проекта на регистрацию делопроизводителю организации.

3

Руководитель организации

Визирование и подпись документов, изданных в этой организации.

Наложение резолюций и контроль исполнения по документам, зарегистрированным в этой организации.

4

Руководитель структурного подразделения организации

Наложение резолюций, визирование и подпись документов, контроль исполнения документов, подотчётных данному руководителю.

5

Исполнитель документа

Внесение проекта электронной карточки документа, направление проекта документа на согласование и подпись, исполнение документов и резолюций.

6

Делопроизводитель с функциями контроля исполнения документов

Контроль прохождения и исполнения документов и резолюций. Внесение резолюций и поручений в систему, постановка их на контроль и снятие с контроля. Формирование и печать статистических отчётов по документам и исполнительской дисциплине.



      1. Один и тот же сотрудник может совмещать функции, относящиеся к нескольким группам.

      2. Функции контроля выполняются делопроизводителем, которому делегированы соответствующие полномочия.

      3. Любой участник документооборота может сам вести контроль исполнения документов и поручений, автором которых он является.

      4. Распределение функций и полномочий задаётся учётной карточкой пользователя, согласно пункту 4 настоящего Положения.



    1. Распределение прав доступа к документам



      1. Правом доступа к любому документу обладают только те пользователи СЭД, которые участвуют в его обработке:

  • руководители, получающие или подписывающие документ;

  • авторы резолюций;

  • исполнители резолюций по документу;

  • исполнители, подготовившие текст документа;

  • сотрудники, согласующие документ;

  • сотрудники, которым документ направлен на ознакомление;

  • сотрудники, которые включены в список «Читатели» по данному документу;

  • делопроизводители, задействованные в обработке документа.

      1. Любой пользователь может подать заявку на предоставление постоянного доступа к своим документам для одного или нескольких пользователей. Заявка подаётся в форме учётной карточки пользователя согласно пункту 4 настоящего Положения.



    1. Функции обработки документов с использованием СЭД



      1. Средства СЭД обеспечивают выполнение следующих операций документооборота:

  • подготовка проектов документов в электронной форме;

  • согласование документов;

  • направление документов на подпись и их подписание;

  • регистрация обращений граждан, входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов;

  • направление документов на ознакомление;

  • внесение резолюций и поручений;

  • постановка на контроль и снятие с контроля документа в целом, резолюций и поручений;

  • ввод отчётов об исполнении поручений, резолюций и документов;

  • контроль исполнения заданий и документов;

  • отнесение документов в дела;

  • направление документов в архив.

      1. Для документов, в зависимости от вида регистрации в СЭД, создаются следующие электронные описания (карточки и листы):

  • карточка документа – создаётся для всех видов регистрируемых документов и содержит основные реквизиты документа;

  • карточка поручения или карточка резолюции – содержит реквизиты резолюции или поручения по документу;

  • контрольная карточка задания – формируется автоматически для всех поставленных на контроль карточек поручений и резолюций и обобщает информацию о ходе исполнения поручения или резолюции;

  • карточка исполнения – для ввода отчёта об исполнении поручения или резолюции;

  • лист согласования – для внесения виз согласования документа;

  • лист ознакомления – для внесения виз ознакомления с документом.



  1. Входящие документы
    (прием, учет, обработка и распределение)




    1. При поступлении входящего документа делопроизводителем организации в СЭД создается карточка документа, и заполняются следующие реквизиты:

  • Ф.И.О. адресата;

  • корреспондент (отправитель документа);

  • регистрационный номер документа корреспондента ("б/н", если номера не существует);

  • дата регистрации документа корреспондентом;

  • заголовок (кратко отражающий содержание документа);

  • тематика документа (определяется по его содержанию и выбирается из классификатора).

    1. Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно», соответствующая отметка вносится в поле «Особые отметки» карточки документа.

    2. Если в справочнике организаций отсутствует организация корреспондента, создаётся новая карточка организации. Заполняются наименование организации, адрес и категория. Если на конверте указаны прочие реквизиты (телефон, e-mail и т.д.) они вносятся в карточку организации.

    3. В случае направления документа должностному лицу, отличному от указанного в качестве адресата (передача по подведомственности, отсутствие и т.д.), получатель добавляется в список адресатов.

    4. Если входящий документ получен в ответ на исходящий документ или логически связан с другими документами, уже зарегистрированными в СЭД, то делопроизводитель обязательно отражает эти связи в карточке документа.

    5. Делопроизводитель регистрирует входящий документ в СЭД. Регистрационный номер документу присваивается системой автоматически. Повторным документам номер присваивается вручную.

    6. После присвоения документу номера, делопроизводитель проставляет регистрационный штамп на бумажном оригинале документа, вписывает регистрационный номер и дату регистрации.

    7. Делопроизводитель преобразует текст документа, поступившего на бумажном носителе, в электронную форму (путем сканирования документа) и прикрепляет к электронной карточке документа.

    8. В случае необходимости, делопроизводитель любого уровня может направить зарегистрированный документ на ознакомление ряду сотрудников. Для этого делопроизводитель создаёт лист ознакомления, вводит список сотрудников и инициирует процесс ознакомления. Данная процедура рекомендуется, если делопроизводителю необходимо проконтролировать факт ознакомления с документом в СЭД. Процедура ознакомления может быть досрочно прекращена делопроизводителем.

    9. Если лист ознакомления создан ошибочно, процедура ознакомления прекращается, а лист ознакомления удаляется из базы данных «Ознакомление».

    10. После рассмотрения документа, руководитель сам вносит резолюцию в СЭД или возвращает документ с резолюцией в бумажном виде делопроизводителю для внесения резолюции в СЭД.

    11. Если резолюция контрольная, то указанный срок контроля ставится и в карточке резолюции и в карточке входящего документа на закладке «Контроль».

    12. Журнал регистрации входящих документов печатается периодически с помощью базы данных «Отчёты» по форме Ф1 раздела «Входящие документы». Пример отчёта приведён в Приложении №13.



  1   2   3   4

Похожие:

Инструкция по работе с системой электронного документооборота исполнительных органов государственной власти ульяновской области общие положения iconКодекс этического поведения государственных гражданских служащих исполнительных органов государственной власти области
Руководителям исполнительных органов государственной власти области организовать работу по ознакомлению с настоящим постановлением...
Инструкция по работе с системой электронного документооборота исполнительных органов государственной власти ульяновской области общие положения iconКодекс этического поведения государственных гражданских служащих исполнительных органов государственной власти области
...
Инструкция по работе с системой электронного документооборота исполнительных органов государственной власти ульяновской области общие положения iconОб утверждении положения об управлении по охране окружающей среды
На основании статей 71, 75 Устава (Основного закона) Тамбовской области и в соответствии с Постановлением администрации области от...
Инструкция по работе с системой электронного документооборота исполнительных органов государственной власти ульяновской области общие положения iconПоказатели эффективности деятельности структурных подразделений администрации области и исполнительных органов государственной власти области за 2009 год

Инструкция по работе с системой электронного документооборота исполнительных органов государственной власти ульяновской области общие положения iconУправление федеральной налоговой службы по ульяновской области приказ упра «25» 01 2010 г. №16-01-03/015@
Ульяновской области и в соответствии с приказом фнс россии от 18. 11. 2009 №мм-7-4/558@ «Об утверждении Регламента ведения делопроизводства...
Инструкция по работе с системой электронного документооборота исполнительных органов государственной власти ульяновской области общие положения iconСистема электронного документооборота «счета-фактуры» листов 37 Краткое руководство пользователя Введение
Руководство предназначено для участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном...
Инструкция по работе с системой электронного документооборота исполнительных органов государственной власти ульяновской области общие положения iconОткрытый аукцион в электронной форме на право заключения
Губернатора Тверской области, Правительства Тверской области, исполнительных органов государственной власти Тверской области, основных...
Инструкция по работе с системой электронного документооборота исполнительных органов государственной власти ульяновской области общие положения iconРоссийская федерация администрация Тамбовской области постановление от 12 сентября 2007 года n 1013 о повышении уровня антитеррористической защищенности исполнительных органов государственной власти области, органов местного самоуправления и иных организаций области
Тамбовской области и в целях реализации Федерального закона от 26 февраля 2006 г. N 35-фз "О противодействии терроризму", Указа Президента...
Инструкция по работе с системой электронного документооборота исполнительных органов государственной власти ульяновской области общие положения iconОткрытый аукцион в электронной форме на право заключения государственного контракта на оказание услуг по информированию населения региона о деятельности
Губернатора Тверской области, Правительства Тверской области, исполнительных органов государственной власти Тверской области, основных...
Инструкция по работе с системой электронного документооборота исполнительных органов государственной власти ульяновской области общие положения iconРаспоряжение
Об утверждении Перечня мер по повышению эффективности деятельности исполнительных органов государственной власти Забайкальского края...
Разместите кнопку на своём сайте:
Руководства



База данных защищена авторским правом ©do.znate.ru 2012
При копировании укажите ссылку
обратиться к администрации
Руководства
Главная страница